PILOTAGE DE CYCLES CONTRACTUELS COMPLEXES
Notre méthode
La complexité croissante des projets et des conventions qui les régissent ainsi que la multitude des intervenants impliqués dans les montages contractuels associés rendent indispensable un suivi professionnel des contrats tout au long de leur cycle de vie afin d’anticiper les risques inhérents à cette complexité et d’optimiser les opportunités émergeantes.
Ce suivi professionnel nécessite une expertise particulière basée sur des compétences spécifiques et un savoir-être adapté.
e²cm Consulting fort de son expérience dans de nombreux secteurs d’activités compte parmi ses équipes des Commercial & Contract Managers expérimentés et pluridisciplinaires à même de piloter des cycles contractuels des plus complexes de bout en bout afin de sécuriser et d’optimiser la performance financière de vos projets dans le respect de la qualité relationnelle.
Notre méthode repose essentiellement sur :
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La recherche permanente de la sécurisation et de l'optimisation financière de vos projets
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Des experts de terrain certifiés C²MPC® (Commercial & Contract Management Professional Certificate)
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Le développement relationnel et la facilitation
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Des processus et des outils de gestion du cycle efficaces et performants
C2.
Négociation
C3.
Validation
C1. Création
C4. Exécution
C5.1 Clôture / C5.2 Renouvellement
L'offre modulaire
e²cm Consulting
L'offre modulaire e²cm Consulting repose sur une logique consistant à assurer à nos clients une parfaite adéquation entre le besoin en Contract Management exprimé et la structure de réponse proposée. Aux attentes clarifiées correspond toujours un type d'engagement adapté:
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Mode dédié
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Mode Portfolio
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Mode offshore
Nos Contract Managers sont à même de couvrir l’ensemble du cycle de vie contractuel sur des projets complexes de la phase de création (C1) à la phase de clôture ou de renouvellement (C5.1/C5.2). En fonction des besoins spécifiques de votre cycle une proposition adaptée à votre projet sera établie pour répondre au mieux à vos impératifs tant en termes de mode d’intervention que de couverture des phases nécessitant l’intervention de nos experts.
En aucun cas e²cm Consulting ne fournit de conseils de nature juridique ; notre intervention se focalisant sur l’analyse des risques de toute nature et l’optimisation des cycles de vie contractuels de nos clients.
Cycle de vie du contrat
Coordination systématique et méthodique des processus
Optimisation financière et relationnelle
Coordination systématique et méthodique des ressources
Maîtrise des risques
Le Contract Management consiste à développer et contrôler le cycle de vie d’un contrat, de la phase d’initialisation jusqu’à son terme, par la coordination systématique et méthodique des ressources et des processus utiles à la maîtrise des risques et à l’optimisation financière et relationnelle.
CONSEIL
ORGANISATIONNEL
e²cm Consulting vous accompagne dans vos projets de création ou d'évolution de départements Contract Management par l’analyse de l’existant et la définition de la cible à atteindre en fonction des spécificités de votre organisation.
A l’issue d’une phase préliminaire de diagnostic, e²cm Consulting vous apportera toute son expertise dans :
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La définition de la fonction au sein de l’entreprise et de son positionnement ;
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La création de la fiche de mission détaillée du Contract Manager ;
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L’établissement de la cartographie des interactions avec les autres fonctions de l’entreprise et le RACI associé ;
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Le déploiement des processus et outils indispensables à la pratique du Contract Management ;
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L’identification des profils idoines et le processus de recrutement associé ;
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La mise en place de plans de formation adaptés ;
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La préparation du plan de communication visant à faciliter l’intégration de la fonction au sein de l’organisation.
Notre approche s'appuie sur la méthodologie exclusive et propriétaire "CME®" déployée en vue de garantir l'excellence dans vos projets de structuration du Contract Management.
RESOLUTION
DE CONFLIT
Confiance = Lien
Mode projet
Méfiance = Perte du lien
Conflit
Défiance = Distance
Dégradation de la qualité relationnelle
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Préservation
Prévention
Résolution
Nos médiateurs professionnels sont tous des spécialistes des cycles contractuels complexes et de la mécanique conflictuelle nichée au cœur des projets.
Nous intervenons comme pacificateur des différends inter-entreprises afin de maîtriser les conséquences de la dégradation relationnelle et de faciliter la formalisation d'un accord.
Notre connaissance idoine des problématiques liées à la défaillance dans la gestion des contrats, côté achat comme côté vente, assure un taux de réussite unique et favorise la résolution des litiges dans des délais brefs, sans prendre le risque d'une décision imposée par un tiers magistrat ou arbitre.
Nos missions incluent également des prestations d'audit relationnel (anticipation et prévention du risque de dégradation de la qualité relationnelle entre partenaires commerciaux).
ADMINISTRATION
DE CONTRAT
A la différence du pilotage des contrats complexes, les activités de Contract Administration ne nécessitent pas toujours une présence quotidienne au cœur des projets/services.
Les tâches associées à cette prestation requièrent des compétences davantage analytiques et un mode d'exécution systématique. En revanche, tout comme pour le pilotage des contrats complexes, en aucun cas e²cm Consulting ne fournira de conseils de nature juridique ; notre intervention se focalisant sur l’analyse des risques de toute nature et l’optimisation des cycles de vie contractuels de nos clients.
En présentiel, chez nos clients, ou à distance, nos Contract Administrators vous apporteront leur soutien sur les sujets suivants:
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Rédaction des modèles documentaires types
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Amélioration continue des modèles types
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Veille sur l’environnement contractuel
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Analyse rédactionnelle des contrats clients/fournisseurs/sous-traitants/partenaires
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Préparation de synthèses contractuelles (Contract Awareness)
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Gestion des échéances contractuelles
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Gestion du processus d’archivage des contrats
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Rédaction de courriers
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Suivi de la facturation et des paiements
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Suivi des livrables
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Administration des données sensibles (Confidentialité, Données Personnelles, Propriété Intellectuelle)
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Administration des changements
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Support à la constitution de dossiers de réclamation
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Mise en place d’outils en support aux Contract Managers (registres des risques, des livrables, de la communication, des changements…)
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Support à la préparation du reporting contractuel interne et externe
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Suivi des KPI contractuels.
Le Contract Administration est parfois la première étape vers une activité à haute valeur ajoutée de pilotage contractuel des cycles complexes sur le terrain ou un complément (ex: binôme Contract Manager/Contract Administrator) à ce dernier.
CLAIM
MANAGEMENT
Risk Management
Change
Management
Claim
Management
e²cm Consulting traite les claims et counter-claims dans l'optique d'un retour à la table des négociations en vue de transformer le risque de contentieux en opportunité de changement.
Dans le cadre d’une réclamation, d’un pré-contentieux avancé ou d'un contentieux, nous sommes présents pour vous accompagner dans l’analyse de la situation et des pièces contractuelles et vous apporter une aide à la décision et des conseils pour sortir du conflit en tentant toujours de préserver la qualité relationnelle.
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Entretiens avec les parties prenantes
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Reconstitution et analyse de l’historique et de la situation
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Mise en exergue des responsabilités respectives des parties
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Support à l’identification des preuves et constitution des justifications pertinentes
Objectif: ramener la partie égarée vers la table des négociations de sorte que l'on retombe sur le processus de change management.
NEGOCIATION
e²cm Consulting vous propose son expertise dans le domaine de la négociation selon différents modes d’intervention, qu’il s’agisse de la négociation de tout ou partie de vos contrats, de demandes de changement (change request) ou de tout autre objet en discussion (résolution de problèmes notamment).
Nos Contract Managers spécialistes de la négociation disposent tous d’une expérience approfondie et multiculturelle de la négociation sur des problématiques et des contrats à l'échelle locale, nationale et internationale dans de nombreux secteurs d’activités notamment dans les domaines suivants : Industrie, IT, Energie, Construction, Banque & Assurance et Grande distribution.
Nos modes d'intervention
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Négociateur : Nous prenons en charge votre dossier et intervenons, en votre présence ou non, selon votre choix, à la table des négociations dans le but de vous représenter et de protéger vos intérêts.
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Accompagnateur : nous sommes présents à vos côtés à chaque étape du processus afin de mettre notre savoir-faire à votre disposition et de vous guider, en revanche vous restez maître de la négociation dans les échanges avec l'autre (ou les autres) partie(s).
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Préparateur : nous n'intervenons que dans la phase de préparation du processus afin de construire le meilleur dossier possible et vous aider à clarifier entre autres, vos intérêts et ceux des autres parties concernées, chercher des solutions et des options créatives, travailler votre MESORE (porte de sortie / plan B. Nous ne sommes pas présents à la table des négociations.
e²cm Consulting pourra adapter son offre afin qu'elle soit toujours en adéquation avec vos besoins et la spécificité de votre dossier.
Notre méthode
Les principes de la négociation collaborative, proposée par e²cm Consulting, reposent sur le socle de la méthode Harvard créée par Roger Fisher, William Ury et Bruce Patton.
Le processus structuré que nous utilisons vise ainsi à porter une attention particulière à :
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la qualité de la communication entre les protagonistes
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la découverte des intérêts de chacun (à la différence des positions exprimées)
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la recherche d'options et de solutions créatives
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l'utilisation de critères objectifs
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la quête d'un plan B lorsque vos intérêts ne peuvent pas être satisfaits (MESORE).
Notre objectif est de viser la pérennisation des relations commerciales et sociales et de prévenir leur dégradation. Nous utilisons pour ce faire, différents outils permettant de favoriser le développement de la collaboration.
Notre méthode s'oriente vers le "gagner ensemble et durablement" (plutôt qu'un Gagnant-Gagnant où chacun gagne de son côté).
Phase 1 : préparation continue (interne)
Livrables :
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Stratégie comportementale
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Formulaire ISOCOM : intérêts, solutions, options, critères, objectifs, MESORE
Phase 2 : débats (externe)
Phase 3 : pérennisation (interne/externe)
Livrable :
Matrice d'ordonnancement de la négociation
Livrable :
Charte relationnelle personnalisée
CONSEIL
EN RECRUTEMENT
e²cm Consulting au travers de son cabinet ProContract Search est spécialisé dans le recrutement des professionnels du Contract Management.
Nous intervenons en amont du projet d'embauche et vous aidons à préciser vos besoins et à valider leur adéquation avec les domaines couverts par le Contract Management. Nous prenons alors en charge toute la phase de recrutement en utilisant des méthodes novatrices de recherche et d'appréciation des candidats, puis nous assurons leur intégration dans l'organisation par un accompagnement individuel et d'équipe sur la qualité relationnelle.
Lorsqu'il est difficile pour une organisation de trouver le profil adéquat sur le marché, nous nous occupons du recrutement du candidat disposant du potentiel nécessaire (ex: un ingénieur ou juriste d'entreprise talentueux souhaitant évoluer vers le Contract Management) et, par la formation au sein de l’Ecole Européenne de Contract Management (e²cm), nous le préparons à l'exercice de la pratique au sein de votre structure.
RECRUTEMENT
CONSEIL
INTEGRATION
Votre Contract Manager sur mesure!
Pour en savoir plus sur notre approche et notre méthodologie:
